Linee guida per l'avvio della piena operatività dei Comitati di gestione dei Centri di servizio per il volontariato di cui all'art.15 della legge 266/'91 e dei DD.MM. 21 novembre 1991 e 2 dicembre 1994.

Al fine di promuovere la più celere ed efficace costituzione e l'inizio della piena operatività dei Comitati di gestione dei Centri di servizio per il volontariato istituiti e finanziati ai sensi dell'art. 15 della Legge 11 agosto 1991, n. 266 e secondo le disposizioni del DM 21 novembre 1991 come modificato dal DM 2 dicembre 1994 si ritiene di fornire talune linee guida interpretative di tali disposizioni ministeriali attuative come da più parti auspicato all'esclusivo fine di consentire un uniforme e responsabile avvio dell'attività dei Comitati di gestione ed una celere istituzione dei Centri di servizio sull'intero territorio nazionale.

1)     L'istituzione dei Comitati di gestione

I Comitati di gestione una volta costituiti sulla base delle nomine dei relativi componenti effettuate dagli enti e dalle organizzazioni competenti ai sensi del 2°, 5° e 6° comma dell'Art. 2 del DM 21 novembre 1991 dovranno provvedere nell'ambito dei poteri di autorganizzazione di cui sono stati dotati in forza dell'art. 2, 3° comma del predetto decreto, all'adozione di una disciplina per il proprio funzionamento ed alla nomina del proprio Presidente ancorché questa seconda determinazione possa essere cronologicamente effettuata antecedentemente alla prima sulla base di una votazione, anche a maggioranza semplice, nel corso della prima riunione e, quindi, in assenza di norme generali di votazione da prevedersi, poi, nel corpo della disciplina in questione.

Nell'ambito di detta disciplina dovranno in particolare essere definite le modalità per far fronte alle esigenze di copertura delle spese dei Comitati stessi che, fermo restando il generale obbligo di rispetto del principio della destinazione delle somme invenienti dalle Casse di Risparmio e dagli enti di cui all'art. 12, l° comma del Dlgs 20 novembre 1990 n. 356, all'esclusivo finanziamento dei Centri di servizio per il volontariato di ciascuna Regione e Provincia Autonoma, potranno essere fronteggiate facendo ricorso anche a tali somme confluite nei Fondi speciali di cui alla Legge n.266/1991, attesa l'indubbia natura di organi sui generis di indirizzo e di controllo dei Centri di servizio che i Comitati di gestione presentano e, quindi, della imputabilità ai singoli Centri di servizio esistenti in ciascuna Regione e Provincia autonoma delle spese strettamente necessarie al funzionamento dei Comitati stessi.

Oltre alle spese sostenute dai membri dei Comitati di gestione per la partecipazione alle riunioni dei Comitati di appartenenza di cui alla previsione contenuta nell'art. 2, 2° comma ultimo cpv. del Decreto, si ritiene possano rientrare in tale ambito di stretta necessità le spese vive sostenute direttamente dal singolo Comitato per l'istituzione e la pubblicazione dell'Elenco regionale dei Centri di servizio di cui all'art. 2, 4° comma lett. b) del Decreto, le spese postali e di cancelleria nonché le spese per eventuali prestazioni di servizi acquisiti dal Comitato per la verifica dei rendiconti dei Centri di servizio ai sensi della lett. e) dell'ultima norma citata o per altre prestazioni professionali ritenute strettamente necessarie per il buon funzionamento dei Comitati stessi.

Le spese sostenute dai Comitati di gestione non dovranno determinare tuttavia l'insorgere di una contabilità separata rispetto alla contabilità dei singoli Centri di servizio, ma dovranno essere imputate, sia pure con i necessari sfasamenti temporali, alla contabilità dei singoli Centri della Regione sulla base di una attribuzione strettamente proporzionale alla ripartizione annuale tra i singoli Centri delle somme scritturate nel Fondo speciale regionale ai sensi dell'art. 2, 4° comma lettera d) del Decreto stesso.

A tali fini, nei bilanci preventivi dei Centri di servizio di cui all'art. 5, 2° comma del Decreto è opportuno che venga previsto e vincolato un importo non superiore al 10% delle entrate di ciascun Centro derivanti dai trasferimenti dal Fondo regionale in argomento, ferma restando per i singoli Centri di servizio la possibilità di riacquistare la piena disponibilità delle somme così vincolate e non utilizzate per la copertura pro-quota delle spese del Comitato di gestione in ciascun esercizio nonché, solo in sede di prima applicazione l'obbligo di imputare alle disponibilità dell'esercizio successivo le eventuali maggiori spese sostenute dal Comitato di gestione nell'esercizio corrente e imputate pro-quota al singolo Centro di servizio.

Per l'attuazione concreta dei programmi necessari, a discrezione e sotto la responsabilità dei Comitati di gestione, detti importi potranno essere trasferiti in un apposito conto aperto da ciascun Comitato per il proprio funzionamento e movimentato secondo le regole di autorganizzazione che il Comitato riterrà di darsi sul punto, con imputazione degli interessi maturati su tali conti alle spese di funzionamento del Comitato per l'esercizio successivo ovvero con eventuale decurtazione delle somme da accantonare e da trasferire per tali finalità da parte dei singoli Centri di servizio facenti capo al Comitato di gestione.
Viceversa, non è prevista ed è in ogni caso da sconsigliare la possibilità che il Comitato possa finanziare eventuali esigenze di cassa con il ricorso al credito bancario.

I giustificativi delle spese sostenute dai Comitati di gestione dovranno essere trattenuti presso la Segreteria dei Comitati stessi, ma dovranno essere sempre tenuti a disposizione per tutti i controlli contabili che risulteranno opportuni o necessari, che potranno essere svolti dagli organi di controllo del Centro di servizio cui viene imputata la spesa.

Nell'ambito della collaborazione con le Regioni si rileva che le residue necessità dì supporto dei Comitati di gestione che non diano luogo a spese vive, pur in assenza di una espressa disposizione normativa al riguardo, considerato che la Legge 266/1991 attribuisce alle Regioni talune funzioni in materia di volontariato, potrebbero essere soddisfatte, almeno per una prima fase transitoria attraverso la collaborazione degli Uffici della Regione di competenza. che istituzionalmente o specificamente sono preposti al settore del volontariato, mediante apporti logistici consistenti almeno in locali di riunione (ovviamente anche non esclusivi), di conservazione di documenti (che garantiscano la riservatezza e la celere apprensione e consultazione da parte degli aventi diritto), e l'individuazione di personale di supporto.

Ove per carenza di locali, personale o di bilancio o per altre ragioni comunque insindacabili, le Regioni di competenza non ritengano di poter offrire tale supporto logistico residuale, sarà posta allo studio previa esplicita comunicazione in proposito a questo Dipartimento da parte della Regione ovvero del Comitato di gestione relativo, la possibilità di trasferire la sede del Comitato presso locali di pertinenza di altre amministrazioni pubbliche.

2)     Predisposizione di programmi di attività e metodo di lavoro

Per la realizzazione dei programmi di attività sembra opportuno suggerire ai Comitati di gestione appena costituiti, dopo aver provveduto come sopra osservato alla nomina del Presidente, conferendogli, con la delibera di nomina, il potere di convocazione del Comitato stesso e di fissazione dell’ordine del giorno, di procedere subito dopo alla predisposizione di un programma di attività che ponga in essere i punti sopra indicati. attraverso eventuali studi preliminari dei problemi realizzati da singoli relatori o gruppi di lavoro. su cui il Comitato nel suo insieme sarà quindi chiamato a deliberare, con precedenza, in ogni caso, alla disciplina
operativa del Comitato stesso.

3)     L'esercizio del potere di "istituzione" dei Centri di servizio beneficiari del contributo ex art. 15 legge 266/1991

L'esercizio del potere di "istituzione" dei Centri di servizio regionali richiede che, anche ai fini del rispetto delle disposizioni di legge sulla trasparenza amministrativa. il Comitato di gestione elabori e renda preventivamente noti i criteri cui si atterrà per procedere a tale "istituzione", eventualmente fissandone il numero anche in sede di prima applicazione, in relazione alle risorse disponibili ed alle necessità operative. Nel contempo dovrà essere altresì fissato il termine per la presentazione delle "istanze" per l'istituzione dei Centri di servizio di cui all'art. 3, 2° comma del decreto ministeriale e, una volta effettuata tale "istituzione", dovrà provvedersi all’"iscrizione" dei Centri così istituiti nell'Elenco regionale di cui all'art. 2, 4° comma lett. b) del decreto stesso. In proposito, occorre tener presente che l'"istituzione", o, quanto meno, l'iscrizione, costituisce un vero e proprio provvedimento amministrativo e quindi deve essere congruamente motivata, in particolare ai sensi dell'art. 3 della Legge 241/1990, in stretta correlazione con i criteri in precedenza predeterminati e resi pubblici.

4)     La predisposizione dei criteri per la ripartizione delle somme di cui al Fondo speciale ex legge 266/1991 tra i Centri di servizio istituiti presso le Regioni

Anche la ripartizione dei fondi disponibili tra i Centri di servizio costituisce un provvedimento amministrativo soggetto alle regole indicate al punto precedente. Il Comitato di gestione dovrà predeterminare i criteri di ripartizione dei fondi, renderli pubblici e provvedere in merito, motivando le proprie deliberazioni in modo consequenziale, specie se, come potrebbe essere più opportuno in relazione alla diversa consistenza organizzativa ed operativa dei Centri di servizio come sopra istituiti, ritenga di dover provvedere ad una ripartizione su base non paritaria.

5)     L'individuazione delle modalità per istituire e pubblicizzare l'Elenco regionale dei Centri di servizio per il volontariato

L'istituzione e la pubblicizzazione dell'Elenco regionale costituiscono attività indispensabili per l'attivazione dei Centri di servizio e dovranno essere parimenti effettuate sulla base di una adeguata trasparenza decisionale. E' opportuno che le modalità di tale istituzione e pubblicizzazione vengano definite contestualmente ai criteri per l'individuazione dei Centri di servizio, per consentire la più rapida attivazione dei Centri medesimi e la più tempestiva ed ampia diffusione delle relative notizie a vantaggio di tutti i soggetti interessati (tramite annunzi stampa. opuscoli etc.).
 
 

6)     La predisposizione dei criteri per l'effettuazione delle nomine di propria competenza negli organi deliberativi e di controllo dei Centri di servizio

Al fine di procedere alle nomine di cui all'art.2, comma 4, lettera c) del D.M. 21 novembre 1991 è opportuno che anche le designazioni dei soggetti da nominare avvengano sulla base di criteri, predeterminati e resi pubblici da parte dei Comitati di gestione, che contengano riferimenti a requisiti di professionalità, rispetto alla funzione (di amministrazione o di controllo) nonché di onorabilità e di assenza di potenziali conflitti di interesse.

7)     Gli adempimenti contabili dei Comitati di gestione

La responsabilità contabile dei Comitati di gestione derivante dalla natura pubblica delle funzioni esercitate, copre sia il fronte delle entrate che quello dell'utilizzo delle risorse disponibili per i Centri di servizio invenienti dalle previsioni dell'art. 15 della Legge 266/1991.

Alla luce ditale principio, i Comitati di gestione dovranno essere chiamati a provvedere sia ad una ricognizione delle somme disponibili e sia ad un controllo della "regolarità e della conformità ai rispettivi regolamenti" delle somme messe a disposizione ed utilizzate dai singoli Centri di servizio, tenendo eventualmente conto anche delle somme utilizzate direttamente dai Comitati di gestione stessi per le proprie spese di funzionamento.

Pertanto, appare possibile ritenere che i Comitati di gestione debbano provvedere direttamente, ovvero attrezzandosi con gli opportuni apporti professionali esterni, ad effettuare la ricognizione delle somme globalmente a disposizione dei Centri di servizio della regione di appartenenza, nonché predisporre previsioni di indirizzo per la redazione dei bilanci, preventivo e consuntivo, dei Centri di servizio, che, sia pure nell'ambito di una contabilità di tipo privatistico, assicurino il massimo di trasparenza e di controllo della contabilità di detti Centri, con una chiara rappresentazione dell'attività svolta, facilitando e rendendo così più efficaci le verifiche contabili.
 

Il Ministro
      Adriano Ossicini